Chaire Raoul-Dandurand en études stratégiques et diplomatiques (uqam)

SF-320 Documentation

UQAM

Biens à usage professionnel

Suite à une analyse des coûts/bénéfices de la police d’assurance des biens à usage professionnel prévue dans l’entente entre l’UQAM et l’assureur La Personnelle, la direction des Services financiers a décidé de mettre fin à cette couverture d’assurance à partir du 1er septembre 2016. Cette analyse nous a clairement démontré que l’UQAM est déficitaire et par conséquent qu’il est non rentable de maintenir cette assurance. Selon les données, il est plus profitable et plus pertinent pour l’UQAM de s’auto-assurer pour ce type de biens (excluant les équipements de télécommunication).

Pour faciliter cette période de transition et pour éviter des impacts aux employés qui sont assurés actuellement via cette entente, l’UQAM et La Personnelle ont convenu de continuer d’accepter les nouvelles demandes de soumission jusqu’au 31 août 2016 inclusivement. Aucune demande ne sera acceptée après cette date.

Pour les polices actuellement en vigueur avec La Personnelle via cette entente, elles seront maintenues jusqu’à leur date de fin d’échéance de leur couverture. Par contre, toutes les polices dont l’échéance est le ou après le 1er novembre 2016 ne seront pas renouvelées. Un avis important sera joint avec les documents de l’assureur qui confirme le non renouvellement du contrat.

Veuillez svp prendre note des nouvelles directives qui seront en vigueur à partir du 1er septembre 2016 pour les biens à usage professionnel et qui sont les suivantes :

Pour les biens appartenant à l’UQAM, c’est-à-dire, tout bien à usage professionnel acheté avec un fonds de l’UQAM soit via un fonds de recherche, soit un programme de donation, etc., il est considéré que ces biens sont empruntés à l’UQAM et qu’à cet effet, le professeur (e) ou l’employé (e) doit remplir obligatoirement le formulaire S.F.-320 (Convention de prêt d’équipement et engagement de responsabilité) (Convention de prêt d’équipement et engagement de responsabilité) .

Advenant un vol de ces biens excluant les équipements de télécommunication, l’UQAM remboursera l’équipement remplacé jusqu’à concurrence de la valeur maximum du prix d’achat initial du bien volé sur présentation des pièces justificatives uniquement. Pour être remboursé, le requérant doit obligatoirement produire son rapport de réclamation en joignant les pièces justificatives suivantes :

Cas #1 :Le vol de l’équipement a eu lieu à l’intérieur du campus de l’UQAM.

               Les trois pièces justificatives à fournir sont :

                       -Reçu/facture de l’équipement volé;

                       -Reçu/facture de l’équipement remplacé (pièce originale);

      -Numéro du rapport d’événement produit par le Service de la

        prévention et de la sécurité de l’UQAM (SPS #3101);

                      -Copie de la convention de prêt d’équipement dûment complétée.

Cas #2 : Le vol est survenu à l’extérieur du campus de l’UQAM

               Les quatre pièces justificatives à fournir sont :

                       -Rapport de police;

                       -Reçu/facture de l’équipement volé;

                       -Reçu/facture de l’équipement remplacé (pièce originale);

                       -Copie de la convention de prêt d’équipement dûment complétée.

Pour le bien personnel appartenant au requérant, c’est-à-dire, un bien payé personnellement par le requérant sans avoir été remboursé par les fonds de recherche ou tout autre fonds de l’UQAM et qu’il utilise ce bien occasionnellement pour l’usage en lien avec ses fonctions de travail à l’UQAM. Les personnes qui prêtent des biens à usage professionnel à l’UQAM doivent obligatoirement compléter le formulaire de consentement – Prêt d’équipement à l’UQAM SF-321 et le faire signer préalablement par le prêteur ainsi que par la personne responsable de l’unité organisationnelle concernée ou par son supérieur immédiat.

Le professeur(e) ou l’employé(e) doit, selon sa discrétion, assurer son bien à usage professionnel via ses propres assurances résidentielles personnelles.   Par la suite, il peut se faire rembourser cette portion de prime d’assurance (ou surprime) pour son bien à usage professionnel en soumettant un rapport de dépenses aux Services financiers. L’UQAM remboursera uniquement cette surprime pour le bien à usage professionnel et ce, uniquement sur présentation des deux pièces justificatives suivantes :

-Facture/Reçu payé pour la portion concernant uniquement la surprime pour le bien à usage professionnel;

-Copie du formulaire de consentement signée par son supérieur justifiant la raison d’utilisation du bien privé à l’usage pour son emploi.

Attention, si vous prenez la décision de ne pas assurer votre propre bien à usage professionnel, vous comprenez que vous êtes personnellement tenu responsable des conséquences en découlant, ce qui implique que vous ne pouvez réclamer à l’UQAM les frais de remboursement pour le remplacement de ce bien.

Pour toute information supplémentaire, n’hésitez pas à communiquer avec Mme Jian Xie des Services financiers de l’UQAM au numéro (514) 987-3000, poste 5608.

Nous vous remercions de votre collaboration.

La direction des Services financiers.

 

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